Online Buchungssoftware für Termine

Wozu brauchten wir eine Online Lösung für unsere Termine?

Buchungstool statt einfachem KalenderWir hatten bei Lasergame Berlin anfangs die einfachste Lösung für unsere Termine gewählt. Ein Kontaktformular auf der Webseite, Mails mit dem Kunden und einen Google-Kalender, in den wir die Daten eingetragen haben. Das klappte auch alles ganz gut, bis die Menge an Mails und Terminen zu einer großen zeitlichen Belastung wurden und sich auch Fehler einschlichen, die nicht sein mussten. Mit am längsten dauerte die Überprüfung der Bank- und Paypal-Konten um Anzahlungen den Terminen zuzuordnen. Zudem mussten wir stetig die selben Fragen beantworten, die auch mit Textbausteinen nicht lösbar waren (zum Beispiel die Berechnung des korrekten Preises für eine Buchung).

Alles in allem haben wir täglich mehrere Stunden mit der Terminverwaltung verbracht.
Das war ineffizient und damit teuer. Daher haben wir uns ein auf uns zugeschnittenes Buchungssystem programmieren lassen, das den Zeitaufwand und die Fehlerquote enorm gesenkt hat.

Weshalb haben wir ein extra Buchungstool entwickeln lassen?

Flexible Online BuchungssoftwareBei den vorhandenen Lösungen im Internet ging es uns bei weitem nicht flexibel genug vor. Oftmals konnten verschiedene Typen von Angeboten nicht gemischt werden, es gab keine Lösung für Anzahlungen und deren oder unseren Ansprüchen genügte.
Wir hatten bereits zu diesem Zeitpunkt 2 Hallen an einem Standort und 3 Systeme, die sich zum Teil gegenseitig aus schlossen – das hat keine Software hinbekommen und uns war auch klar, dass das automatisch fast unmöglich ist. Wir brauchten und wollten eine menschliche Kontrollinstanz, die die Termine checkt, einzeln freigibt und zur Not verschieben kann. Zudem wollten wir nicht, dass unsere Buchungen online einsehbar sind, was die meisten anderen Tools jedoch voreingestellt hatten. Wir wollten optimierte Abläufe, ohne uns in die Karten schauen zu lassen – denn nur so konnten wir Buchungen zu Blöcken kombinieren, die uns optimal erschienen.

Wie wurde daraus eine Buchungssoftware für andere Unternehmen?

Unsere Partner wurden aufmerksam auf diesen Workflow und die gute Bedienbarkeit und fragten, ob es möglich wäre, die Software ebenfalls zu nutzen. Leider war sie zu dem Zeitpunkt noch von Hand mit Daten zu füttern – man musste also im Programmcode Preise und ähnliche Parameter einfügen. Kleine Fehler im Code ergaben schwerwiegende Funktionsprobleme und so war es Laien nicht möglich, die Software zu nutzen.

Wir haben uns also noch einmal an die Software gesetzt und sie neu aufgesetzt – alles auf NULL. Aber diesmal lag die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund und wir wollten, dass der Kunde die Software für sein Unternehmen selbst konfigurieren kann. Es dauerte einige Zeit, aber nun ist das Ergebnis hervorragend und überzeugte bereits einige andere Lasertag-Arenen von ihrem Nutzen.

Für wen eigenen sich dieses Online Buchungstool?

Zielgruppe Terminverwaltung SoftwareWir haben es möglichst offen gelassen, mit welchen Daten das Tool gefüttert werden kann – ABER es basiert auf einer Taktung von derzeit 30 Minuten (kann geändert werden) und verlangt vom Kunden eine Anzahlung. Entsprechend sollte der Verwendungszweck gewählt werden. Ein Restaurant wird hiermit weniger gut fahren, als mit einer klassischen Reservierungs-Software, die auf Restaurants zugeschnitten ist. Aber viele anderen Branchen können diese Software zur Koordinierung ihrer Termine verwenden und wir demonstrieren Ihnen gern, wie das funktioniert. Zudem sind wir gerne für Sie erreichbar, falls Sie Fragen zur Reservierungs-Software haben. Ideal ist es, wenn die Reservierung eine feste und planbare Dauer hat, die mit einem Preis versehen werden kann und der Termin in der Regel nicht super spontan gebucht wird – so arbeitet das Tool am Besten. Es ist jedoch flexibel genug, um auch andere Anforderungen zu managen – es kommt auch auf den Nutzer an, wie er es einsetzt.

Was nicht so gut funktionieren würde, wären Ticketverkäufe für große Veranstaltungen und andere Termine, wo viele nicht zusammengehörige Gruppen gemeinsam verwaltet werden sollen. Geschäfte, bei denen niemand eine Anzahlung tätigen würde, um den Termin zu bestätigen und Branchen, die generell ohne Termin arbeiten.

Hier eine Liste mit Unternehmen, die vermutlich ausgesprochen gut mit dem Buchungstool arbeiten können:

  • Freizeitanbieter wie Lasertag-Arenen, Bowlingbahnen, Tennisplätze, Kartbahnen, Indoor-Spielplätze, Escape Rooms,
  • Wellness und Beauty wie Massagepraxen, Nagelstudios, Friseur, Day-Spa, Behandlungen, MakeUp, Styling, Yogastunden,
  • Raumvermietung für Tagungen, Konferenzen, Übungsräume, Präsentationen, Ferienhäuser, Ferienwohnungen,
  • Verleihservice und Mietstationen für Fahrräder, E-Bikes, Roller, Kanus, Boote, Autos, Limousinen, Catering
  • Erotikanbieter für Stundenzimmer, Begleitservice, Massagen, Tantra-Sessions, Escort,
  • Berater und Anbieter von Kursen für Online-Seminare, Kurse, Lehrgänge, Ausbildungen, Lernreisen, Workshops,
  • Dienstleister mit Terminen, wie Fotografen, Musiker, Masseure, Personal Trainer, Coaches, Personenschützer,
  • Touristische Unternehmen für Bustouren, Bootstouren, Stadtführungen, Museumsbesuche, Ausflüge, Restaurantbuchungen, Safaris
  • Servicedienstleister im Bereich Reparaturannahme, Werkstatt, Handwerk, Umzugshelfer, Reinigungskräfte,

 

Features des Online-Reservierungs-Tools

Videodokumentation der Online Buchungssoftware

In dieser Playliste finden Sie Videos, die den Umgang mit dem Tool erklären. Von der Konfiguration über die Nutzung durch den Kunden bis zum Backend, in dem die Mitarbeiter die Termine verwalten.

 

Front End – Reservierungen leicht gemacht für den Kunden

  • Strukturierte Übersicht zu den buchbaren Leistungen durch Bilder oder Icons. Der Kunde sieht, was er bucht – das Auge kauft mit.
  • Nacheinander aufbauendes Formular – der Kunde sieht nur, was er sehen muss und wird nicht von 100 Informationen auf einmal abgeschreckt.
  • Automatisch berechneter Preis – im Verlauf der Buchung sieht der Kunde bereits seinen Preis – inklusive eventueller Rabatte und Extrakosten.
  • Überprüfung der Eingaben – Mailadresse unlogisch? Das Tool merkt dies an. Vergessen, die AGBs zu bestätigen – es geht erst weiter, wenn das erledigt ist.
  • Sofortige Bestätigung der Buchung per Mail. Der Kunde weiß nun, dass seine Buchung in Bearbeitung ist und wird über weitere Schritte auf dem Laufenden gehalten.
  • Rundum geschlossener Buchungsvorgang – Absprachen per Mail landen im Termin und können jederzeit mit Mailverlauf eingesehen werden.
  • Beste Betreuung rund um den Termin – 2 Tage vor dem Termin wird eine Erinnerungsmail versendet. Nach dem Termin eine Dankes Mail mit Promotion oder anderen Extras.

Back End – Online Terminverwaltung für Ihr Unternehmen

  • Übersichtliche Terminverwaltung per Drag-and-Drop – verschieben Sie einen Termin, wird der Kunde informiert und kann der Veränderung zustimmen.
  • Einfaches abarbeiten der Anfragen – ein Klick auf die Anfrage und sie wird Ihnen im Kalender in der Tagesansicht angezeigt und markiert.
  • Automatische und halbautomatische Funktionen – wichtige Entscheidungen werden von Personen getätigt, einfache Aufgaben übernimmt die Software automatisch.
  • Automatischer Abgleich der Anzahlungen – Anbindung von Paypal und manueller Abgleich der Bankdaten sind möglich. Eingegangene Zahlungen werden dem Termin zugeordnet und verbucht.
  • Textbausteine für schnelles und sicheres Arbeiten – Standardantworten sind hinterlegbar und abrufbar – so wahren Sie die Qualität Ihrer Antworten und sparen Zeit.
  • Kundendatenbank wird automatisch erstellt – sehen Sie, wie oft ein Kunde bereits bei Ihnen war und belohnen Sie seine Treue.
  • Newsletter-Funktion – entweder den internen Newsletter verwenden oder die Mailadressen exportieren und in einem Mailprogramm verwenden.
  • Terminansicht filtern – lassen Sie sich nur die Termine anzeigen, die gerade wichtig für Sie sind.
  • Einbindung eines Google-Kalenders – zum Beispiel für die Planung der Mitarbeiter, die Ihren Dienstplan sehen sollen, aber nicht die Buchungen (Beispiel)
  • Export in einen Google Kalender – jederzeit vom Handy die Buchungen einsehen
  • Online-Verwaltung – jederzeit von überall Zugriff auf das Buchungstool und die Terminverwaltung. Arbeiten vom Pool? Kein Problem.
  • Kalender durchsuchbar nach Namen, Mailadressen und Buchungscode

Automatische Funktionen des Buchungstools

  • Annahme des Termins – ausgefüllt vom Kunden, der eine Mail erhält, die ihm mitteilt, der Termin wird bearbeitet.
  • Bestätigung des Termins – Angenommen vom Mitarbeiter – automatische Mail an den Kunden, er möge den Termin anzahlen.
  • Wahl der Zahlungsmethode – kurz vor dem Termin wird die Überweisung nicht mehr angeboten und nur das schnellere Paypal angezeigt.
  • Verschieben des Termins – Kunde erhält eine Mail mit dem Terminvorschlag und der Option der Zustimmung, Antwort oder Absage.
  • Absage eines Termins – Automatische Mail an den Kunden.
  • Wichtige Informationen in jeder Mail – Die Buchungsdaten sind in jeder Mail vermerkt – wie auch der Preis. Ende der Diskussionen “aber das wusste ich nicht” …
  • Überprüfung der Anzahlungen – Wenn Anzahlung erkannt, wird der Kunde fest gebucht und erhält eine Checkliste in einer Bestätigungsmail.
  • Warnung vor verspäteten Anzahlungen – Termine ohne Reaktion vom Kunden werden markiert und können gezielt bearbeitet werden, um Verluste durch No-Shows zu vermeiden.
  • Erinnerung des Kunden an den Termin – zwei Tage vor dem Termin mit der Bitte um Nachricht, wenn etwas geändert werden soll.
  • Danksagung – automatische Mail mit der Bitte um eine Bewertung oder anderen Informationen/Gutscheinen oder ähnlichem.
  • Berücksichtigung von Feiertagen und damit verbundenen Preisen
  • Backup der Datenbank auf separatem Server zur Sicherung der Daten

Anpassung der Software an Ihre Reservierungen

  • Optische Anpassung an die Webseite erfolgt bei der Installation von uns.
  • Sie können einfach selbst festlegen, was Sie anbieten, wo oder in welchen Varianten.
  • Preise lassen sich pro Wochentag hinterlegen (z.B. Mo-Fr andere Preise, als Sa und So)
  • Gestaffelte Preise sind möglich (ab Person x nur noch Preis y)
  • Rabatte lassen sich auf vielfältige Weise konfigurieren – basierend auf der Dauer der Buchung, der Anzahl der Gäste und vielem mehr.
  • Extras selbst festlegen. Zusätze zur Buchung, wie z.B. Getränke, Essen oder Sonderleistungen mit einmaliger oder pro Person Berechnung.
  • Zusätzliche Daten abfragen – erstellen Sie selbst Abfragen für das Formular (z.B. Größe oder Alter der Gäste)
  • Anpassung der Emails und Texte – Design und Inhalt per HTML selbst festlegen.
  • Standardantworten erstellen – legen Sie Ihre wichtigsten Texte als Bausteine im Tool ab und benutzen Sie sie in Sekunden.